Как организовать командировку

Как организовать командировку




Командировки – это неотъемлемая часть работы в крупных компаниях, которые имеют филиалы в других городах или даже странах. Организация служебных командировок работников часто ложится на плечи секретаря или сотрудника HR-отдела. Эта статья написана специально для тех, кому поручили организовать рабочую поездку.


Давайте выясним, какие нюансы нужно учитывать.


Билеты


Самое главное – чтобы встреча состоялась в определенное время и обговоренный день. Для этого нужно заранее позаботиться о покупке билетов. На дальние расстояния лучше добираться самолетом, на более близкие – поездом. По возможности выбирайте прямые рейсы, чтобы не приходилось тратить слишком много времени на пересадку.


Трансфер


В деловую поездку часто входит несколько мероприятий: встречи, тренинги, экскурсии. Для перемещения по городу потребуется транспорт. Учитывайте все предстоящие переезды:



  • от аэропорта или вокзала до гостиницы;

  • от места проживания до офиса;

  • из офиса к месту проведения переговоров;

  • из гостиницы к ресторану.


Если предстоит групповая командировка, стоит заказать вместительный микроавтобус. Если же в поездку отправился только один сотрудник, уместно будет воспользоваться услугами такси.


Отель


При выборе гостиницы учитывайте ее расположение: чем ближе она находится к офису или месту проведения деловых встреч, тем лучше. Также необходимо проверить расчетный час, чтобы сотруднику не пришлось несколько часов после прибытия ждать заселения.


Важно также проверить, какие формы оплаты принимаются в отеле и можно ли заплатить за бронирование номера безналом. Если придется платить наличными, выясните, выдает ли гостиница подтверждающие документы, которые требует бухгалтерия для возврата денег.


Документы


Организуя деловые поездки, всегда помните о их целях. Для переговоров потребуется подготовить документы и презентации. Для новых клиентов потребуются образцы продукции, для курсов или тренингов – обучающие материалы. Перед тем, как отправить сотрудника в командировку, убедитесь, что у него есть все необходимое для решения поставленных задач.


Отчетность


Работнику, который тратит деньги на проезд и проживание в командировке, компания должна возместить расходы. Для этого ему нужно предоставить подтверждающие документы: чеки, квитанции и т.д. Иногда возмещаются и другие траты: например, ужин в ресторане с деловыми партнерами.


Главное правило успешной организации командировок – планирование и контроль. Заранее составьте список действий и постепенно выполняйте их. Только так вы будете уверены, что все пройдет безупречно.



Читайте также:


Ваше имя: *
Ваш e-mail: *

Подписаться на комментарии

Свежие новости Рогачёва

12:23
В Рогачевском районе собака провалилась в заброшенный колодец, выручали спасатели
12:06
Снег и метель: прогноз погоды в Рогачёве на первую неделю зимы
12:09
Власти Рогачёва «засекретили» статистику по КОВИД в регионе: что на самом деле происходит?
12:00
Доллар подорожал до 2,64 рубля. Какие курсы валют установили обменники
11:52
Рогачёвский боец «МООП» из стройколледжа вышел на улицы города и навёл «идеальный порядок» - фотофакт
11:41
Время уговоров для Рогачёвских чиновников, и не только, закончилось
11:26
Фоторепортаж: В Рогачёве продолжаются акции Солидарности
14:21
Белорусские банки готовятся к отключению от SWIFT?
12:59
Рогачёвская группа Tor Band выпустила мощный клип о Романе Бондаренко – видео
12:33
В Рогачёве дорожает проезд в городских автобусах. Мы узнали на сколько и когда
12:27
Рогачёвские власти заявили, что в регионе начался диалог с обществом. Правда жители города не в курсе
12:09
Видео: Этим летом что-то изменилось, и мы поняли, что МЫ НАРОД!
16:45
Рогачёвский колледж строителей набирает бойцов в молодёжные отряды охраны порядка – фото
15:18
Власти Рогачёва предупредили жителей города о возможном обрушении временного моста
15:06
Жители Рогачёва возмущены: В магазинах резко подорожали подсолнечное масло и сахар
14:38
Погода в Рогачёве на выходные: ожидаются снегопады
Больше новостей